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Conditions générales d'inscriptions individuelles

Par «LIFE (Lyon Imagerie de la Femme)», on entend la société en charge de l’organisation de l’Evénement, dans le cadre d’un mandat préalable consenti par son mandant ou donneur, en général, une association professionnelle, LIFE agissant en conséquence au nom et pour le compte de ce dernier.

Par « JP Com » on entend la société organisatrice de la partie logistique de l’Evénement.

Par «Inscription individuelle», on entend l’inscription d’une personne physique ou morale.

Par «Client», on entend la personne morale ou physique effectuant une demande d’inscription.

Par «Participant», on entend la personne dont l’inscription est confirmée (Ex. congressiste, exposant, etc).

Par «Prestations», on entend les prestations dont est en charge LIFE dans le cadre de l’organisation de l’Evénement. Les prestations pourraient être détaillées sur le Site.

Par «Site», on entend le site web dédié à l’Evénement

Par «Evénement», on entend la manifestation au titre de laquelle l’inscription est faite (le congrès, la conférence, la journée de formation, etc), propriété du donneur d’ordre de LIFE.

1. Domaine d'application

Les présentes conditions sont applicables aux inscriptions individuelles sur le Site, le Client se portant fort du respect des dites conditions par les Participants.

2. Utilisation du Site

Le Site permet d’offrir aux Clients la possibilité de s’inscrire à l’Evénement soit directement en ligne soit par le biais d’un bon de commande retourné à JP Com.
Le Client est responsable financièrement de ses démarches sur le Site. Il garantit également la véracité et l’exactitude des informations le concernant fournies sur le Site.
Une utilisation du Site qui serait frauduleuse, ou qui contreviendrait aux présentes justifiera que soit refusé au Client, à tout moment, l’accès aux Prestations proposées par LIFE.

3. Procédure d’inscription

L’inscription Individuelle peut s’effectuer en ligne sur le Site avec paiement en ligne ou par correspondance via le formulaire d’inscription officiel à retourner avec le paiement, par courrier, fax ou e-mail.

Aucune inscription ne sera effectuée et/ou acceptée et/ou confirmée par téléphone ni dans les locaux de LIFE ou de JP Com.

La réservation de Prestations est réservée aux seuls Clients ayant préalablement pris connaissance des présentes Conditions Générales et les Conditions Particulières, dans leur intégralité et les ayant acceptés en cochant la case prévue à cet effet ou en retournant le formulaire d’inscription dûment rempli et signé.
Sans cette acceptation, la poursuite du processus d’inscription est techniquement impossible.
En conséquence, la finalisation du processus d’inscription sur le Site ou l’envoi du formulaire d’inscription dûment rempli, signé et réceptionné par LIFE et JP Com vaut acceptation expresse par le Client des Conditions Générales.

Dès que le paiement est reçu, une confirmation de l’inscription qui devient alors définitive est alors transmise au Client. Aucune inscription n’est confirmée si elle n’est pas accompagnée du règlement correspondant. A défaut de réception du paiement, l’inscription est donc nulle et non avenue.

Il en est de même en cas de réception du paiement au delà des délais prévus. Le nombre de participants à l’Evènement peut être limité. LIFE se réserve le droit de refuser des inscriptions.
De plus, LIFE se réserve le droit de refuser une demande d'inscription pour quelque motif que ce soit, et sans avoir à justifier sa décision.
Les badges permettant d’accéder à l’événement sont nominatifs et ne peuvent être retirés que par leur titulaire. Ils ne sont pas échangeables et ne peuvent être revendus.

4. Tarifs et paiements

Les tarifs ainsi que le détail des services proposés sont indiqués sur le Site et peuvent être détaillés par catégories de participants (ex. étudiants, membres, non membres, etc).

Le tarif retenu pour l’inscription est celui en vigueur à la date de l’inscription faite en ligne et/ou de la réception du formulaire d’inscription. Les prix sont exprimés en HT – Association non assujettie à la TVA

Les paiements par carte bancaire s’effectuent directement sur le Site.

Pour tout paiement par virement ou chèque bancaire, si possible, le Client dispose d'un délai de 15 jours à partir de la date de l’inscription pour faire parvenir à JP Com le règlement correspondant.
À défaut de réception de paiement par JP Com dans les délais susmentionnés l’inscription et toutes les prestations annexes seront automatiquement annulées.

Il est précisé que tout paiement par chèque ou virement doit être effectué au plus tard 2 semaines avant le premier jour de l’Evénement.
Les éventuels frais bancaires sont à la charge exclusive du Client/Participant.

5. Modifications de l’inscription

Tout changement de nom du Participant sera considéré comme une annulation et donnera lieu à une nouvelle inscription au tarif en vigueur au moment de la réception du nom du nouveau Participant.
Il est précisé que le tarif applicable est celui de la date de réception des détails de l’inscription et du paiement.
Tout changement de nom du Participant entraîne également la facturation par LIFE des frais administratifs au Participant.

6. Respect des règlements de l’Evènement

En s’inscrivant, le Client s’engage au respect de l’ensemble des règlements applicables dans le cadre de l’Evènement ainsi qu’à l’ensemble des directives et consignes des organisateurs.
Le Client se porte du respect de ces règlements par le Participant.
Toute infraction aux dits règlements peut entraîner l'exclusion du Participant contrevenant, et ce à la seule volonté de LIFE, même sans mise en demeure, et ce sans remboursement du montant de sa participation ou d'une quelconque somme par lui versée qui restera acquise à LIFE.

7. Conditions d’annulation

Toute annulation par le Client de son Inscription doit être communiquée par écrit à JP Com, par courrier.
À défaut de dispositions spécifiques dans les conditions particulières concernant les conditions d’annulation, les conditions suivantes sont applicables :

Jusqu'au 1er mai 2018 : remboursement avec retenue de 50 € pour frais de dossier. A partir du 1er mai 2018 : aucun remboursement ne sera effectué. Les personnes ne se présentant pas au congrès ne pourront pas se faire rembourser. Tout événement extérieur entravant le bon déroulement de cette manifestation ne donnera lieu à aucun remboursement.
Les remboursements seront tous effectués après la date de la manifestation.

En cas de non-règlement des sommes dues au moment de l’annulation, ces frais administratifs resteraient dus.

8. Preuve

Il est expressément convenu que, sauf erreur manifeste de la part de LIFE ou JP Com dont le Client rapporterait la preuve, les données conservées dans le système d’information de LIFE ou JP Com ont force probante quant aux inscriptions faites par le Client. Les données sur support informatique ou
électronique constituent des preuves valables et en tant que telles, sont recevables dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par écrit.

9. Responsabilité

9.1 Pour l’utilisation du Site : Aucune garantie n’est donnée au Client s’agissant de :

  • l’absence d’anomalies, d’erreurs et bugs susceptibles d’affecter la navigation sur le Site ou la mise en oeuvre d’une fonctionnalité quelconque proposée sur le Site ;

  • ou de la possibilité de corriger ces anomalies, erreurs ou bugs ; ou de
  • l’absence d’interruption ou de panne dans le fonctionnement du Site ; ou de
  • l’éventuelle compatibilité du Site avec un matériel ou une configuration particulière.

En aucun cas, LIFE ou JP Com ne sera responsable des dommages directs ou indirects et/ou immatériels, prévisibles ou imprévisibles (incluant la perte de profits ou d’une chance...) découlant de la fourniture et/ou de l’utilisation ou de l’impossibilité totale ou partielle d’utiliser les fonctionnalités du Site.

En tout état de cause, le Client déclare connaître les caractéristiques et les limites de l'Internet, en particulier ses performances techniques, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des données et les risques liés à la sécurité des communications.

10.2 Pour les Prestations : La responsabilité de LIFE ou JP Com ne peut être engagée qu'en cas de négligence dans le cadre de l’exécution des Prestations, négligence dont il appartient au Client/Participant d'apporter la preuve.

10. Assurances

10.1 - LIFE déclare avoir souscrit auprès d’une compagnie notoirement solvable une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile au titre des prestations qu’il réalisera dans le cadre du présent contrat. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s'étendre :

  • aux dommages causés par des tiers aux Participants ni causés par des Participants à des tiers;
  • ainsi qu’aux dommages causés aux biens sous la garde du Participant.

10.2 - La société gérant les lieux ou se tient l’évènement répond de sa responsabilité civile en sa qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à la tenue de l’Evènement, ainsi que pour l'exploitation des entreprises et activités qu'il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures.
10.3 - Il est recommandé aux Clients, Participants et personnes accompagnantes de souscrire :

  • une police d’assurance responsabilité civile individuelle pour couvrir tous les dommages causés à autrui soit par eux
  • même, soit par leur personnel ou leurs installations.
  • une police d’assurance garantissant les matériels leur appartenant ou les biens confiés apportés lors de l’Evènement
  • toute autre police d’assurance adéquate en lien avec leur séjour sur les lieux de l’Evénement (santé, accident, rapatriement, annulation).

Applicables pendant ou à la suite de l’Evènement ou pendant ou à la suite d’événements organisés autour de l’Evènement, la responsabilité de LIFE ne pouvant être engagée dans les situations ci avant énumérées.

11. Interruption et Annulation de l’Evénement

LIFE ne peut être tenu pour responsable en cas d’interruption ou annulation de l’Evénement, pour quelque motif que ce soit, notamment par suite d’événements extérieurs de types politiques, sociaux, économique ou de santé publique ou d’autres événements indépendants de leur volonté (force majeure).
Dans ce cas de figure, il sera fait application des conditions d’annulation contractuellement prévues.

12. Force majeure

En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus ou autres moyens essentiels prévus pour la tenue de l’Evènement et ce pour des raisons de force majeures, LIFE pourra changer de lieu ou en différer la date. Dans ces conditions, l’inscription restera valable pour l’Evènement modifié sans possibilité de réclamation pour le Client ou le Participant.

En cas de Force Majeure obligeant l’organisateur à annuler l’Evénement, et faute de report possible de celle-ci, LIFE ne sera débiteur d’aucune somme, indemnité, pénalité et/ou dommages et intérêts de quelque nature que ce soit à l’égard du Participant.

Sont notamment considérés comme des cas de Force Majeure tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur à l’une des parties et l’empêchant de remplir partiellement ou totalement les obligations qui lui sont imparties au regard des présentes. Si l'événement de force Majeure venait à durer ou à subvenir à moins de 30 jours du début de l’Evénement, le présent contrat pourra être résilié par la partie la plus diligente, sans qu'aucune des parties ne puisse prétendre à l'octroi de dommages et intérêts. Cette résiliation prendra alors effet à la date de première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception dénonçant ledit contrat.
Il sera fait alors application des conditions d’annulation de l’Evénement

13. Protection des données

Les informations communiquées par le Client sur le Site permettent de traiter et exécuter ses réservations. Conformément à l'article 32 de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004, les informations indispensables pour traiter et exécuter les inscriptions sont signalées par un astérisque dans les pages du Site. Les autres demandes d’informations appelant une réponse facultative, ou les informations relatives à l’intérêt du Client pour les offres susceptibles de lui être adressées sont destinées à mieux le connaître ainsi qu'à améliorer les services qui lui sont proposés.
Conformément à la loi n°78 du 6/01/1978 modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 le Client dispose, à tout moment, d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent (art. 39 et suivants de la loi "Informatique et Libertés"). Pour l’exercer, le Client peut s’adresser à JP Com en écrivant à l’adresse suivante :
JP Com
75 avenue Georges Clémenceau , 14000 CAEN
ou en lui adressant un e-mail à jpcom@jpcom.fr.
LIFE et JP Com est susceptible d‘adresser au Client par tous moyens (électronique ou papier) des informations lui permettant de mieux connaître et de mieux utiliser leurs sites respectifs, de lui faire bénéficier des offres promotionnelles diffusées sur ces sites et de lui proposer des offres de leurs Partenaires et ceci dans le strict respect des dispositions de la loi "informatique et libertés" modifiée, sous réserve du consentement préalable ou de l’opposition du Client.
Par ailleurs, LIFE est susceptible de transmettre à son assureur les informations en rapport avec la réservation du Client. Cette transmission permet à LIFE de lutter contre la fraude à la carte bancaire.
La survenance d’un impayé au motif d’une utilisation frauduleuse d’une carte bancaire entraînera l’inscription des coordonnées en rapport avec la réservation du Client qui est à l’origine de cet impayé au sein d’un fichier incident de paiement mis en oeuvre par l’assureur et placé sous sa responsabilité.

14. Photographies & Vidéos

Le Participant autorise LIFE et son mandant et donneur d’ordre à utiliser son image dans le cadre de photographies ou vidéos produites dans le cadre de l’Evènement. Ces images et vidéos seront exploitées aux seules fins de promotion des activités du mandant de LIFE et JP Com, de l’Evénement et ses éditions à venir, et ce sur tout support et média existant ou à venir, pour la durée de protection des droit de propriété intellectuelle y afférent, pour toute exploitation en France et à l’étranger.

15. Informations et Réclamations

Toute demande d’informations, de précisions et réclamations éventuelles concernant les Prestations de LIFE ou JP Com doit être adressée l’adresse suivante, dans les 30 jours suivant la fin de l’Evénement :
JP Com
75 avenue Georges Clémenceau , 14000 CAEN

Aucune réclamation ne sera traitée à l’issu de ce délai.

16. Modifications des Conditions Générales

LIFE se réserve le droit à tout moment de changer, modifier, ajouter ou supprimer des parties aux présentes conditions générales, étant entendu que de telles modifications seront inapplicables aux réservations de Prestations effectuées antérieurement. Il est donc impératif que le Client prenne connaissance et accepte les Conditions particulières et les Conditions Générales au moment ou il effectue sa réservation, notamment afin de s’assurer des dispositions en vigueur.

17. Manquements contractuels

Chaque partie pourra résilier de plein droit le contrat en cas de non-respect de l'autre partie des obligations stipulées aux présentes, et à défaut pour la partie défaillante d'avoir remédié au manquement constaté dans un délai de 8 jours suivant la réception d'une mise en demeure adressée par l’autre Partie.

18. Loi applicable

L'élection de domicile est faite par LIFE, à son siège social et pour le Client à domicile (ou à son siège social s’il s’agit d’une personne morale).
La présente relation contractuelle est régie par le droit français; en cas de litige, seuls les Tribunaux de Paris seront compétents.

19. Interprétation

Les éventuelles difficultés d’interprétation du présent Contrat dans une autre langue sont résolues par référence au sens du Contrat dans sa version française.